Ihre letzte Aufgabe als Wahlvorstand: Die konstituierende Sitzung

So beginnt die Amtszeit des frisch gewählten Betriebsrats

Ist der Tag der Betriebsratswahl beendet und steht das Wahlergebnis fest, gibt es für Sie als Wahlvorstand noch ein paar wichtige Aufgaben zu erledigen, bevor Ihre Arbeit endet: Sie müssen den neuen Betriebsrat informieren und zu einer sogenannten konstituierenden Sitzung einberufen, auf der der neu gewählte Betriebsrat seinen Vorsitzenden sowie dessen Stellvertreter wählt.

Der neue Betriebsrat: Benachrichtigung der Gewählten

Sobald das Wahlergebnis feststeht, müssen Sie als Wahlvorstand im ersten Schritt die gewählten Kandidaten unverzüglich und schriftlich von ihrer Wahl benachrichtigen. Möchten einzelne Bewerber ihre Wahl nicht annehmen, müssen sie dies Ihnen gegenüber spätestens innerhalb einer Frist von drei Arbeitstagen, nachdem sie die Wahlbenachrichtigung erhalten haben, erklären (§ 17 Satz 2 WO). Geben die Kandidaten keine entsprechende Erklärung ab, gilt die Wahl als angenommen. Die Frist kann abgekürzt werden, wenn die gewählten Arbeitnehmer Ihnen als Wahlvorstand bereits vorher verbindlich die Annahme der Wahl erklären.

Steht nach Ablauf der Frist fest, wie sich der Betriebsrat personell zusammensetzt, müssen Sie die Namen der Mitglieder des neuen Betriebsrats nach § 18 WO in der gleichen Art und Weise bekannt machen wie das Wahlausschreiben – also durch Aushang in Form einer sogenannten Wahlniederschrift (vgl. § 16 WO) . Außerdem müssen Sie sowohl dem Arbeitgeber als auch den im Betrieb vertretenen Gewerkschaften eine Abschrift der Wahlniederschrift übersenden.

Die konstituierende Sitzung: 

In diesem Video erfahren Sie mehr zu...

• Auszählung und Berechnung der Ergebnisse
• Information an die Kandidaten
• Erste Sitzung nach der Betriebsratswahl– Übergabe durch den Wahlvorstand

Ihre letzte Amtshandlung als Wahlvorstand: Die Einladung zur konstituierenden Sitzung

Im zweiten Schritt berufen Sie dann die konstituierende Sitzung ein. Erst, wenn auf dieser Sitzung der Betriebsratsvorsitzende und dessen Stellvertreter gewählt worden sind, beginnt der neue Betriebsrat zu existieren.

Die Einladung zur konstituierenden Sitzung müssen Sie den neu gewählten Mitgliedern des Betriebsrats vor Ablauf einer Woche nach dem Wahltag zukommen lassen (§ 29 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). Bei der Berechnung der Wochenfrist zählt der Tag der Wahl nicht mit. 

Die gesetzliche Wochenfrist gilt allerdings nur für die Einladung selbst. Der Termin der konstituierenden Sitzung kann deshalb auch später stattfinden. In der Praxis ist dies allerdings nur dann sinnvoll, wenn im Betrieb schon ein Betriebsrat besteht, dessen Amtszeit erst zu einem späteren Zeitpunkt abläuft. Endet die Amtszeit hingegen vor dem geplanten Termin der konstituierenden Sitzung oder wurde der Betriebsrat erstmals gewählt, ist für ihre Durchführung größte Eile geboten. Arbeitgeber müssen die Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte eines Betriebsrats nämlich erst dann beachten, wenn dieser tatsächlich existiert – und das ist er erst mit der Konstituierung der Fall.

Betriebsratslose Zeiten verhindern: Was tun, wenn es schneller gehen muss?

Soll ein erstmals gewählter Betriebsrat schnell handlungsfähig gemacht werden oder endet die Amtszeit eines bereits amtierenden Gremiums unmittelbar nach dem Wahltag, können Sie als Wahlvorstand die konstituierende Sitzung auch kurzfristig einberufen. Das geht allerdings nur, wenn alle gewählten Kandidaten bereits vor Ablauf der Dreitagefrist verbindlich erklären, dass sie die Wahl annehmen. In jedem Fall müssen Sie als Wahlvorstand sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben beachtet und alle gewählten Personen eingeladen werden. 

Wie muss die Einladung aussehen? 

Formvorschriften für die Einladung zur konstituierenden Sitzung gibt es keine. Trotzdem sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie schriftlich zur konstituierenden Sitzung einladen. Denn wenn es wider Erwarten doch zu einem Streit kommt, ist damit die Beweisbarkeit sichergestellt.

Sie können aber auch mündlich zur Sitzung einzuladen. Sie müssen hierbei lediglich darauf achten, dass Sie alle gewählten Personen über den Termin der konstituierenden Sitzung und deren Tagesordnung verbindlich informieren und dass Sie dies im Streitfall auch beweisen können. Das Gleiche gilt für die Einladung per E-Mail. 

Allen Varianten ist es gemeinsam, dass Sie als Wahlvorstand immer sicherstellen müssen, dass alle neuen Betriebsratsmitglieder von dieser wichtigen ersten Sitzung und deren Inhalten rechtzeitig erfahren.

Geschlechterquote und Ladung von Ersatzmitgliedern: Die richtige Besetzung 
bei der konstituierenden Sitzung

Bei der Einladung zur konstituierenden Sitzung müssen Sie als Wahlvorstand – wie auch der Betriebsratsvorsitzende bei der Einladung zu Betriebsratssitzungen – die zwingend vorgeschriebene Geschlechterquote (§ 15 Abs. 2 BetrVG ) berücksichtigen. Wahlen und Beschlüsse in der konstituierenden Sitzung können nur wirksam durchgeführt bzw. getroffen werden, wenn das Gremium richtig besetzt ist. Deshalb müssen Sie als Wahlvorstand die gewählten Frauen und Männer im gesetzlich vorgeschriebenen Verhältnis einladen. Ist Ihnen beispielsweise bekannt, dass eine gewählte Frau verhindert ist, müssen Sie die nächste Frau auf der Liste der Ersatzmitglieder einladen, auch wenn dort an erster Stelle ein Mann steht. 

Generell müssen Sie für jede gewählte Person, von der Sie wissen, dass sie zum Zeitpunkt der konstituierenden Sitzung verhindert ist und nicht kommen wird, ein Ersatzmitglied einladen. Allerdings können sich die neu gewählten Mitglieder bei Vorliegen eines Verhinderungsgrunds (z. B. Urlaub) auch dafür entscheiden, trotzdem an der konstituierenden Sitzung teilzunehmen.

Das Selbstzusammentrittsrecht des neu gewählten Betriebsrats

Was passiert, wenn Sie als Wahlvorstand nicht rechtzeitig zur konstituierenden Sitzung einladen? In diesem Fall haben die neu gewählten Mitglieder ein sogenanntes „Selbstzusammentrittsrecht“. Zur konstituierenden Sitzung kann dann jedes gewählte Mitglied einladen. Die Voraussetzungen für die Einladung sind dabei die gleichen: Die Einladung muss alle gewählten Personen rechtzeitig erreichen und auf die Tagesordnung der konstituierenden Sitzung (= Wahl des Vorsitzenden und des Stellvertreters) hinweisen. Zudem muss sie den Grund des Selbstzusammentritts (=Untätigkeit des Wahlvorstands) angeben. Statt des Vorsitzenden des Wahlvorstandes eröffnet dann die einladende Person die konstituierende Sitzung. 

Der Ablauf der konstituierenden Sitzung

An der konstituierenden Sitzung darf außer den neu gewählten Mitgliedern des Betriebsrats nur der Vorsitzende des Wahlvorstands teilnehmen. Die übrigen Mitglieder des Wahlvorstands haben kein Teilnahmerecht!

Die konstituierende Sitzung läuft wie folgt ab:

• Eröffnung und Wahl des Wahlleiters
  Die konstituierende Sitzung wird vom Vorsitzenden des Wahlvorstands eröffnet. Dieser stellt zunächst die Beschlussfähigkeit fest. Für die weiteren Wahlvorgänge wird dann ein Wahlleiter aus dem Kreis der Betriebsratsmitglieder gewählt. Zusätzlich ist es sinnvoll, einen Protokollführer zu bestimmen. 
  Für das Amt des Wahlleiters können sich alle gewählten Betriebsratsmitglieder aufstellen lassen. Um Interessenkonflikte zu vermeiden, sollten allerdings Bewerber für das Amt des Vorsitzenden bzw. des Stellvertreters davon absehen. Für die Wahl des Wahlleiters gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Sie kann offen oder geheim erfolgen. Kommt es zwischen mehreren Kandidaten zu einer Pattsituation, entscheidet das Los. 
   
• Aufgabe des Wahlleiters: Wahl des Betriebsratsvorsitzenden und seines Stellvertreters
  Sobald der Wahlleiter gewählt ist, muss der Vorsitzende des Wahlvorstands die Betriebsratssitzung verlassen, wenn er nicht selbst zum Kreis der neu gewählten Betriebsratsmitglieder gehört. Die Wahlen des Vorsitzenden und seines Stellvertreters finden dann unter Leitung des gewählten Wahlleiters statt. Besondere Formvorschriften gibt es dabei nicht. Die Wahlen können durch geheime Abstimmung, durch offenes Handaufheben oder auch durch Zuruf erfolgen. Voraussetzung für eine wirksame Wahl ist aber immer, dass die Wahlentscheidung klar und eindeutig erkennbar ist. Verlangt ein Betriebsratsmitglied eine geheime Wahl, ist diese Form der Abstimmung zwingend. 
  Der neu gewählte Betriebsratsvorsitzende übernimmt dann die weitere Leitung der konstituierenden Sitzung. In dem Moment, in dem der Betriebsratsvorsitzende und sein Stellvertreter gewählt sind, ist der neue Betriebsrat voll handlungsfähig – außer die Amtszeit des bisherigen Betriebsrats ist noch nicht abgelaufen. In diesem Fall kann der neu gewählte Betriebsrat erst mit Beginn der eigenen Amtszeit seine Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte wahrnehmen. Erlaubt ist aber, organisatorische Entscheidungen zu treffen, wie z. B. die Besetzung von Ausschüssen. Sie entfalten dann allerdings erst mit dem Beginn der neuen Amtszeit rechtliche Wirkung.
   
• Protokollführung während der konstituierenden Sitzung
  Über den Ablauf der konstituierenden Sitzung und insbesondere über die Wahlen muss eine Niederschrift (Protokoll) angefertigt werden. Diese muss von dem neu gewählten Vorsitzenden und einem weiteren Betriebsratsmitglied (zweckmäßigerweise dem Wahlleiter) unterzeichnet werden.